Erityisesti vaativat infraurakat hyötyvät vuoropuhelusta tilaajan ja urakoitsijan välillä jo ennen tarjousten jättämistä. Vision Infran näkökulmasta katsottuna kyse on paitsi paremmista urakoista, myös koko alan kehittymisestä.
Olemme aiemmin nostaneet esiin infra-alan kilpailutusten hintaperusteisuuden ongelmia: pelkkä halvin hinta harvoin tuottaa urakkaa, joka on aidosti laadukas ja kannattava kaikille osapuolille. Hintakilpailun sijaan vaativissa hankkeissa tulisi pystyä painottamaan suunnitelmallisuutta, vuoropuhelua ja toteutuskelpoisuutta. Sekä markkinavuoropuhelu että neuvottelumenettely ovat välineitä tähän – hyvin valmisteltu hankinta tukee urakan onnistumista, yhteistyötä ja koko alan pitovoimaa.
”Monimutkaisissa hankkeissa, joissa lähtötiedot ovat rajallisia tai toteutukseen liittyy paljon muuttujia, on keskustelulle ennen tarjouksen jättämistä aidosti tilausta”, toteaa Vision Infran liiketoimintajohtaja Marko Männynsalo.
Markkinavuoropuhelu on tehokas tapa lisätä läpinäkyvyyttä
Markkinavuoropuhelu on joustava tapa lisätä ymmärrystä ennen kilpailutusta. Se ei sido tilaajaa tiettyyn hankintamenettelyyn, vaan toimii keskustelun avauksena, jossa voidaan tarkentaa suunnitelmia, jakaa näkemyksiä ja tunnistaa mahdolliset riskit hyvissä ajoin.
Markkinavuoropuhelu sopii erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan:
- varmistaa, että lähtötiedot ovat riittävät
- testata suunnitelmien toteutuskelpoisuutta
- saada näkyvyyttä urakoitsijoiden näkökulmiin ennen tarjouspyyntöä.
Markkinavuoropuhelu ei rajaa pois sitä, etteikö hintaa voisi käyttää osana vertailua, mutta se auttaa varmistamaan, että tarjousten pohjana olevat suunnitelmat ovat toteutuskelpoisia ja kustannukset vertailukelpoisia.
Neuvottelumenettely selkeyttää odotuksia molemmin puolin
Neuvottelumenettelyä käytetään erityisesti tilanteissa, joissa hankinnan kohdetta ei voida riittävän tarkasti määritellä etukäteen. Tällöin vuoropuhelu mahdollistaa urakoitsijoiden näkökulmien hyödyntämisen jo ennen lopullista tarjouspyyntöä. Samalla myös urakoitsijalle avautuu mahdollisuus arvioida tilaajaorganisaation osaamista ja sitä, kuinka hyvin tilaaja on resursoinut hankkeen läpiviemiseksi.
”Tilaaja voi testata urakoitsijan ongelmanratkaisukykyä – mutta myös urakoitsijan on tärkeää nähdä, kuinka tilaaja toimii ja minkälaista osaamista urakkaan tarvitaan”, sanoo Vision Infran toimitusjohtaja Simo Pynnönen.
Tämä lisää sekä tilaajan että urakoitsijan ymmärrystä hankkeesta ja vähentää väärinymmärryksiä sekä tarjousvaiheessa että urakan aikana. Erityisesti tilanteissa, joissa urakoitsijalle osoitetaan suunnitteluvastuuta tai toteutusvaihtoehtoja on useita, keskustelut ennen tarjouspyyntöä auttavat selkeyttämään molempien osapuolten rooleja ja odotuksia.
”Jos urakoitsijalle annetaan liikkumavaraa toteutuksen suhteen, eikä kaikkea ole tilaajan puolelta suunniteltu valmiiksi, keskustelut olisivat olennaisia jo hankintavaiheessa. Paras lopputulos syntyy, kun molemmat osapuolet valmistautuvat huolella eikä asiakirjoja katsota ensimmäistä kertaa vasta neuvottelutilanteessa. Tilaajalle tämä antaa mahdollisuuden tarkentaa urakan tavoitteita ja saada tasavertaisempia tarjouksia”, Männynsalo sanoo.
Urakoitsijan näkökulma: ennakoitavuutta ja reilumpaa kilpailua
Pynnönen muistuttaa, että urakoitsijalle suurin riski on se, että hankintavaiheessa ei ole pystytty huomioimaan kaikkea olennaista:
”Isoin riski on, että hankintavaiheessa ei ole pystytty huomioimaan merkittäviä urakan etenemiseen vaikuttavia asioita, jolloin urakka ohjautuu lisä- ja muutostöiden puolelle. Ne taas kuluttavat aikaa, rahaa ja ihmisiä. Pahimmillaan neuvottelun puute näkyy urakassa avainhenkilöiden kuormittumisena ja lopulta osaajien menettämisenä – ja tämä koskee yhtä lailla tilaaja- kuin urakoitsijaorganisaatioita. Meidän täytyy huolehtia siitä, että parhaat mahdolliset tyypit haluavat tehdä infraa myös tulevaisuudessa.”
Kun urakoitsijalla on mahdollisuus keskustella toteutustavasta ennen tarjousta, tarjous voidaan tehdä realistisemmin – urakan laatu, turvallisuus ja aikataulu eivät ole yhtä suurten riskien varassa. Pynnösen mukaan tämä myös mahdollistaa urakoitsijan resurssien kohdentamisen tehokkaammin ja tuo selkeyttä myös tilaajalle siitä, millainen osaaminen urakoitsijalla on.
Männynsalo kuvailee tapausta, jossa tilaajan ja urakoitsijan välinen keskustelu kilpailutusvaiheessa mahdollisti kilpailutusasiakirjojen tarkentamisen ja siten myös reilumman kilpailun:
”Ymmärrys urakoitsijan toteutustavasta lisääntyi ja siten kilpailutuksen asiakirjoja pystyttiin tarkentamaan. Se hyödytti kaikkia ja vähensi myöhemmän vaiheen yllätyksiä.”
Pynnönen puolestaan nostaa esiin tilanteet, joissa neuvottelumenettely on mahdollistanut pitkäaikaisemman kumppanuuden rakentamisen:
”Jos tilaaja haluaa pitkäkestoista kumppania, pitää kilpailutus valmistella niin, että neuvottelumenettely on ylipäätään mahdollinen. Se antaa urakoitsijalle mahdollisuuden ymmärtää tilaajan tahtotilan ja suunnitella työnsä sen mukaisesti.”
Laadukas urakka vaatii yhteisen näkemyksen
Vaikka markkinavuoropuhelu ja neuvottelumenettely vaativat aikataulua ja resursseja, ne maksavat itsensä takaisin työn laadussa ja työmaan sujuvuudessa. Pynnösen mukaan kyse on myös työhyvinvoinnista ja alan vetovoimasta:
”Jos urakka menee pieleen, se ei vaikuta vain talouteen vaan myös avainhenkilöiden jaksamiseen. Hyvä hankinta tukee koko alan kehittymistä.”
Kun hankinnan aikajanaa tarvittaessa pidennetään ja vuoropuhelu otetaan osaksi valmistelua, syntyy hankkeita, jotka etenevät sovitussa aikataulussa ja pysyvät paremmin budjetissa. Lisätöiden tarve vähenee, toteutus on selkeämpi ja lopputulos palvelee tilaajaa tasapainoisemmin. Samalla koko projektiorganisaation työ kuormittuu vähemmän ja tiimien hyvinvointi paranee, kun yllätykset vähenevät ja tekeminen on ennakoitavampaa.
Sekä markkinavuoropuhelu että neuvottelumenettely nojaavat samaan periaatteeseen: vuoropuhelu on hyvin tehdyn hankinnan keskeisin osa. Pynnönen tiivistää tilanteen osuvasti:
“Puhutaan enemmän toisillemme, ei toisistamme.”
Syksyn puheenvuoroissa yhteinen teema: enemmän vuoropuhelua
Marraskuussa Vision Infran puheenvuoroja kuultiin kahdessa alan merkittävässä tapahtumassa.
Pynnönen puhui urakoinnista tilaajan ja urakoitsijan näkökulmista yhdessä Tampereen Energian rakennuttajapäällikkö Marko Pajusen kanssa. Tilaisuudessa korostui erityisesti se, miten hankinnoilla ja urakoinnilla rakennetaan koko alan veto- ja pitovoimaa.
Tapahtumaan osallistunut Alva-yhtiöiden energiapäällikkö Petri Flyktman antoi puheenvuorosta palautetta:
“Toimiala tarvitsee juuri tällaista vuoropuhelua, jossa tilaajat ja urakoitsijat yhdessä miettivät ratkaisuja siihen, kuinka parhaat tyypit löytävät toimialalle ja pysyvät toimialalla. Tämä oli erinomainen puheenvuoro, jossa esitettiin konkreettisia keinoja alan pitovoimaan liittyen hankintojen ja urakoinnin kautta.”
Kuopiossa lavalle nousi puolestaan Männynsalo, jonka puheenvuoro avasi infra-alan hankintamenettelyjä urakoitsijan näkökulmasta. Puheenvuoron keskiössä oli dialogin merkitys tilaajan ja urakoitsijan välillä, hankintamenettelyjen kehittäminen sekä onnistuneen hankinnan kulmakivet.
